Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)

Vertragsparteien

Auftraggeber (Verantwortlicher): das Unternehmen, das bei der Buchung angegeben wurde, mit Firma und Firmenanschrift. Nur Unternehmer mit Sitz in Deutschland.

Auftragnehmer (Auftragsverarbeiter): [NAME], [ANSCHRIFT], [E-MAIL], [TELEFON]

Fassung dieses Vertrags: AVV Version [VERSION], Stand [DATUM]

§ 1 Gegenstand und Dauer

1. Gegenstand ist der Betrieb eines KI-Assistenten für den Kundensupport durch den Auftragnehmer. Der Assistent liest die Mails eines Postfachs des Auftraggebers, ordnet sie ein, sucht passende Stellen in den Dokumenten des Auftraggebers und legt einen Antwortentwurf vor. Antworten auf Support-Anfragen werden nur nach Freigabe durch einen Menschen beim Auftraggeber versendet. Ausnahme: Für Mails, die keine Support-Anfrage sind, kann eine Eingangsbestätigung mit festem Text eingeschaltet sein. Vorgabe ist, dass auch sie erst nach Freigabe hinausgeht. Wird die Freigabe dafür in der Konfigurationsdatei der Instanz abgeschaltet, geht sie sofort ohne menschliche Prüfung hinaus. Im Dashboard ist das nicht einstellbar; dort bleibt die Einstellung beim Speichern erhalten. Abschalten nur auf Weisung des Auftraggebers in Textform; festlegen, ob das überhaupt angeboten wird.
2. Der Vertrag beginnt mit der Annahme beim Online-Abschluss (§ 14) und gilt für die Laufzeit des Abonnements. Die Regeln zur Löschung nach Vertragsende (§ 12) gelten über das Ende hinaus, bis alle Daten gelöscht sind.
3. Für Laufzeit und Kündigung des Abonnements gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen in der Fassung, die der Auftraggeber zusammen mit diesem Vertrag angenommen hat (AGB § 7 bis § 9; Speicherung beider Fassungen nach § 14).

§ 2 Art und Zweck der Verarbeitung, Ort

1. Zweck: Beantwortung von Kundenanfragen des Auftraggebers mit Hilfe von KI, außerdem Fehleranalyse und Sicherstellung des Betriebs.
2. Art der Verarbeitung:
   • Abrufen der Mails aus dem Posteingang des Postfachs über eine verschlüsselte Verbindung. Der Assistent öffnet den Posteingang nur lesend; er markiert dort nichts als gelesen, verschiebt nichts und löscht nichts. Einzige Ausnahme: Bei Mailanbietern, die eine verschickte Nachricht nicht selbst im Ordner „Gesendet“ ablegen, legt er jede vom Assistenten verschickte Nachricht (freigegebene oder selbst geschriebene Antwort, Nachfassen, Eingangsbestätigung) dort ab.
   • Speichern von Mails, Anhängen und Antwortentwürfen in der Datenbank der Instanz.
   • Einordnen der Mail, Suche in den Dokumenten und Entwurf einer Antwort durch KI-Modelle (Anlage 2, Abschnitt 2).
   • Umwandeln von Word-, Text- und HTML-Anhängen in PDF, nur wenn das Lesen von Anhängen für die Instanz eingeschaltet ist. Das geschieht in einem eigenen Container (einer abgeschotteten Laufumgebung) auf demselben Server, ohne Verbindung ins Internet und ohne dauerhafte Ablage; der Dateiname geht nicht mit. Ein weiterer Empfänger entsteht dadurch nicht.
   • Versand der vom Auftraggeber freigegebenen Antwort über dessen Postfach.
   • Nächtliche verschlüsselte Sicherung, Aufbewahrung 30 Tage. Löschung alter Sicherungen bei Backblaze nicht nachgewiesen (Versionen)
   • Betriebsprotokolle mit Kennungen und Zahlen, ohne Mailinhalte.
3. Ort: Server in Deutschland, KI-Verarbeitung in Rechenzentren in der EU. Einzelheiten und die zugehörigen Lücken stehen in Anlage 2.
4. Für die Inhalte der Mails und die Daten der Endkunden ist eine Verarbeitung außerhalb der EU nicht vorgesehen. Davon zu unterscheiden sind Dienste, die der Auftragnehmer für Betrieb und Abrechnung nutzt und deren Verarbeitungsort außerhalb der EU liegen kann oder ungeklärt ist: Alarme an den Auftragnehmer per Telegram (der Alarmtext kann den Kurznamen der Instanz, meist den Firmennamen des Auftraggebers, enthalten), das Lebenszeichen an Healthchecks.io und die Zahlungsabwicklung über Stripe (Anlage 2, Abschnitte 5 und 7). Offen ist außerdem, wie ein möglicher Zugriff von US-Behörden auf AWS und Backblaze als Teile von US-Konzernen zu bewerten ist (Anlage 2, Abschnitt 8, Frage 1). Soll künftig eine Verarbeitung von Auftragsdaten außerhalb der EU stattfinden, gilt § 8 und zusätzlich Kapitel V DSGVO.

§ 3 Art der Daten

Verarbeitet werden:

Besondere Kategorien: Endkunden können von sich aus Gesundheitsdaten oder andere Daten nach Art. 9 DSGVO in eine Mail schreiben. Das System erkennt oder filtert solche Angaben nicht.

§ 4 Betroffene Personen

1. Absender von Mails an das Postfach, vor allem Endkunden und Interessenten des Auftraggebers.
2. Personen, die in Mails oder Anhängen genannt sind.
3. Beschäftigte des Auftraggebers: als Nutzer des Dashboards, als Unterzeichner von Antworten und als in Dokumenten genannte Personen.
4. Bei einem allgemeinen Firmenpostfach zusätzlich alle anderen Absender dieses Postfachs, etwa Lieferanten, Bewerber und Behörden, und private Mails der Beschäftigten des Auftraggebers, die dort eingehen. Der Assistent liest den gesamten Posteingang (INBOX), andere Ordner nicht; eine Beschränkung auf einen Unterordner gibt es nicht. Jede eingehende Mail durchläuft die KI-Einordnung. Der Auftraggeber entscheidet, welches Postfach er anbindet, und ist dafür verantwortlich, dass dies gegenüber seinen Beschäftigten zulässig ist.

§ 4a Rechte und Pflichten des Auftraggebers

1. Der Auftraggeber ist für die Zulässigkeit der Verarbeitung verantwortlich, insbesondere für die Rechtsgrundlage, auf die er die Verarbeitung der Mails seiner Endkunden stützt.
2. Er informiert die betroffenen Personen nach Art. 13 und 14 DSGVO, etwa in seiner Datenschutzerklärung, auch darüber, dass Mails mit Hilfe von KI eingeordnet und beantwortet werden. Unter jeder Antwort steht in der Vorgabe ein KI-Hinweis, den der Auftraggeber abschalten kann. Einen Textvorschlag für seine Datenschutzerklärung stellt der Auftragnehmer bereit; die Einordnung des Hinweises nach der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 liegt beim Auftragnehmer vor.
3. Er erteilt nur rechtmäßige Weisungen (§ 5) und prüft jeden Entwurf vor der Freigabe.
4. Er wählt das angebundene Postfach und verantwortet, dass dessen Verarbeitung auch gegenüber seinen Beschäftigten zulässig ist (§ 4 Nr. 4).
5. Er hat die Rechte aus diesem Vertrag, insbesondere Weisungen (§ 5), Information über Unterauftragsverarbeiter (§ 8), Kontrollen (§ 13) und die Wahl bei Vertragsende (§ 12).
6. Er informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung feststellt.

§ 5 Weisungen

1. Der Auftragnehmer verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers, auch bei einer Übermittlung in ein Drittland, es sei denn, er ist gesetzlich dazu verpflichtet (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO). In diesem Fall teilt er dem Auftraggeber die Pflicht vor der Verarbeitung mit, soweit das Gesetz es nicht verbietet.
2. Die Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag und aus den Einstellungen, die der Auftraggeber im Dashboard vornimmt, etwa Postfach, Blockliste, Antworttexte und Dokumente. Weitere Weisungen erteilt der Auftraggeber in Textform an [E-MAIL].
3. Hält der Auftragnehmer eine Weisung für rechtswidrig, teilt er das dem Auftraggeber unverzüglich mit (Art. 28 Abs. 3 Satz 3 DSGVO).
4. Der Auftragnehmer nutzt die Daten nicht für eigene Zwecke, insbesondere nicht zum Training von KI-Modellen. Ob AWS oder die Modellhersteller Eingaben speichern oder zum Training nutzen, ist aus den Bedingungen von AWS Bedrock zu belegen, siehe Anlage 2.

§ 6 Vertraulichkeit

1. Der Auftragnehmer betreibt den Dienst als Einzelperson (Anlage 1, Abschnitt 7). Er ist selbst zur Vertraulichkeit verpflichtet.
2. Setzt er künftig weitere Personen ein, die Zugang zu den Daten haben, verpflichtet er sie vorher auf Vertraulichkeit (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO).
3. Für die Wartung mit KI-Unterstützung nutzt der Auftragnehmer befristete Sitzungsschlüssel, die mit der Sitzung enden. Ob diese Wartungshilfe selbst als Unterauftragsverarbeiter oder als Hilfsmittel des Auftragnehmers gilt, ist offen; siehe unten Frage 6.

§ 7 Technische und organisatorische Maßnahmen

1. Der Auftragnehmer trifft die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in Anlage 1 beschrieben sind.
2. Anlage 1 benennt ausdrücklich, was nicht umgesetzt ist. Insbesondere liegen Mailinhalte in der Datenbank der Instanz unverschlüsselt; geschützt sind sie durch Dateirechte, die Abschottung je Kunde, die Netzsperre und verschlüsselte Sicherungen. Der Auftraggeber nimmt das zur Kenntnis.
3. Der Auftragnehmer darf die Maßnahmen weiterentwickeln, wenn das Schutzniveau dadurch nicht sinkt. Wesentliche Änderungen teilt er dem Auftraggeber in Textform mit und passt Anlage 1 an.

§ 8 Unterauftragsverarbeiter

1. Unterauftragsverarbeiter sind Dienstleister, die der Auftragnehmer einsetzt und die dabei Daten des Auftraggebers verarbeiten. Der Auftraggeber genehmigt die in Anlage 2 genannten Anbieter.
2. Darüber hinaus erteilt der Auftraggeber eine allgemeine Genehmigung für weitere Unterauftragsverarbeiter (Art. 28 Abs. 2 Satz 2 DSGVO) unter folgendem Verfahren:
   • Der Auftragnehmer kündigt jede Hinzunahme oder Ersetzung mindestens Frist festlegen, Vorschlag 4 Wochen vorher per Mail an die Adresse des Dashboard-Kontos an und aktualisiert die veröffentlichte Liste.
   • Der Auftraggeber kann binnen dieser Frist in Textform widersprechen.
   • Widerspricht er und findet sich keine Lösung, kann er den Vertrag zum Zeitpunkt der Änderung außerordentlich kündigen. Folge eines Widerspruchs mit dem Anwalt klären, siehe unten Frage 1.
3. Der Auftragnehmer verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf dieselben Datenschutzpflichten (Art. 28 Abs. 4 DSGVO). Abschluss der AVV mit Hetzner, AWS und Backblaze ist nicht dokumentiert, siehe Anlage 2.
4. Nicht als Unterauftragsverarbeiter gelten der Mailanbieter des Auftraggebers (vom Auftraggeber selbst beauftragt) und, vorbehaltlich Anlage 2, Dienste, die keine Mails und keine Daten der Endkunden erhalten. Welche das sind und was sie erhalten, steht in Anlage 2, Abschnitt 7.
   Ob Telegram und Healthchecks.io trotzdem in die Liste gehören, weil der Alarmtext den Kurznamen der Instanz enthalten kann, ist offen (Anlage 2, Abschnitt 8, Frage 4). Seit Paket P4 enthält eine Meldung an den Auftragnehmer zu einer Rückkehr-Prüfung (ein früherer Kunde bucht erneut, Firmendaten weichen ab) Firmenname und Anschrift des Auftraggebers, alt und neu; ob das zulässig ist oder der Text nur die Buchungskennung nennen darf, gehört zu derselben Frage.

§ 9 Unterstützung des Auftraggebers

9.1 Rechte der betroffenen Personen

1. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei Anfragen betroffener Personen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit (Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO).
2. Was der Auftraggeber selbst tun kann: Er sieht im Dashboard jede gespeicherte Mail, ihre Anhänge und die Entwürfe, kann Absender auf die Blockliste setzen und Dokumente löschen.
3. Was er nicht selbst tun kann: Einzelne Mails lassen sich im Dashboard weder löschen noch exportieren; im Code gibt es dafür keine Funktion. Eine solche Anfrage erledigt der Auftragnehmer auf Weisung von Hand.
   kein beschriebener Ablauf und keine Frist für die Löschung oder Auskunft zu einzelnen Personen. Ebenso offen: Eine gelöschte Mail bleibt bis zu 30 Tage in den Sicherungen, bei Backblaze möglicherweise länger (Versionen, siehe § 12 Nr. 7).
4. Erreicht eine solche Anfrage den Auftragnehmer direkt, leitet er sie unverzüglich an den Auftraggeber weiter und beantwortet sie nicht selbst.

9.2 Sicherheit, Datenschutz-Folgenabschätzung, Behörden

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei den Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO (Sicherheit, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzung, vorherige Konsultation der Aufsichtsbehörde), soweit es um seinen Teil der Verarbeitung geht. Grundlage sind Anlage 1 und Anlage 2. Ob Aufwand dafür gesondert vergütet wird, ist nicht entschieden.

§ 10 Meldung von Datenpannen

1. Eine Datenpanne (Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, Art. 4 Nr. 12 DSGVO) ist etwa der Verlust einer Sicherung, ein fremder Zugriff auf eine Instanz oder eine fehlgeleitete Mail.
2. Der Auftragnehmer meldet eine Datenpanne, die Daten des Auftraggebers betrifft, unverzüglich, spätestens 24 Stunden nach Kenntnis, an die Mailadresse des Dashboard-Kontos. Die 72 Stunden aus Art. 33 Abs. 1 DSGVO sind die Frist des Auftraggebers gegenüber der Aufsichtsbehörde; die kürzere Frist des Auftragnehmers soll ihm diese Frist erhalten.
3. Die Meldung enthält, soweit bekannt: was passiert ist, welche Daten und wie viele Personen betroffen sind, die wahrscheinlichen Folgen, die ergriffenen Maßnahmen und einen Ansprechpartner (Art. 33 Abs. 3 DSGVO). Was noch nicht bekannt ist, wird nachgereicht.
4. Technische Ausfälle meldet ein Prüfdienst dem Auftragnehmer alle 5 Minuten, den Ausfall des ganzen Servers ein externer Dienst. Ein Alarm ist nicht dasselbe wie eine Datenpanne; er löst nur die Prüfung aus.

§ 11 Zugang des Auftragnehmers zu Inhalten

1. Technischer Zugang: Der Auftragnehmer verwaltet den Server und hat damit technisch vollen Zugriff auf alle Daten. Er nutzt diesen Zugang nur für Fehlersuche, Updates und Wiederherstellung.
2. Kein anlassloses Mitlesen: Die Betriebsprotokolle enthalten keine Mailinhalte. Den Inhalt einzelner Mails sieht der Auftragnehmer nur über das folgende Verfahren.
3. Einsicht in Mailinhalte:
   • Der Auftragnehmer fragt nur an, wenn das zur Behebung einer gemeldeten Störung oder eines ausgelösten Alarms erforderlich ist.
   • Die Anfrage nennt die Vorgangsnummer und den Anlass in 10 bis 300 Zeichen und geht per Mail an die Adresse des Dashboard-Kontos. Der Link darin gilt 3 Tage.
   • Der Auftraggeber kann ablehnen oder freigeben. Die Freigabe verlangt den aktuellen Code aus der Authenticator-App des Kontos (ein wechselnder Code des zweiten Anmeldefaktors); nach 5 falschen Codes ist der Link gesperrt.
   • Eine Freigabe gilt 24 Stunden und kann in den Einstellungen des Dashboards vorzeitig beendet werden.
   • Sie umfasst nur den genannten Vorgang: Mail, Namen der Anhänge und die zugehörigen Entwürfe, nicht die Anhänge selbst.
   • Jede Anfrage, Entscheidung und Einsicht wird mit Zeitpunkt festgehalten, die Einsicht vor der Ausgabe des Inhalts. Der Auftraggeber sieht die letzten Einträge dieses Protokolls (derzeit 30) in den Einstellungen.
4. Der Auftraggeber nimmt zur Kenntnis: Das Verfahren ist eine organisatorische Regel mit Nachweis, keine technische Sperre gegen den Verwalter des Servers.
5. Außerhalb dieses Verfahrens greift der Auftragnehmer auf Inhalte nur zu, wenn es zur Wiederherstellung nach einem Ausfall unvermeidbar ist oder der Auftraggeber es im Einzelfall anweist. Ob die Wiederherstellung als Zugriff auf Inhalte gilt und gesondert anzukündigen ist, mit dem Anwalt klären.

§ 12 Rückgabe und Löschung am Vertragsende

1. Wahl bei der Kündigung: Der Auftraggeber wählt im Dashboard unter „Abo verwalten“ „alles löschen“ oder „Einstellungen und Dokumente 6 Monate aufbewahren“. Trifft er keine Wahl, gilt „aufbewahren“.
2. Am Laufzeitende wird die Instanz stillgelegt. Der Assistent ruft dann keine Mails mehr ab, das Dashboard ist nicht mehr erreichbar.
3. 30 Tage nach Laufzeitende werden gelöscht: Mails, Anhänge, Entwürfe und Vorgänge, die Benutzerkonten des Dashboards sowie die Zugangsdaten des Postfachs. Zugangsdaten heißt hier das Passwort des Postfachs; die Adresse des Postfachs und der Name des Mailservers bleiben bei „aufbewahren“ als Teil der Einstellungen erhalten, mit ihnen allein lässt sich das Postfach nicht öffnen. Ob die Postfach-Adresse zu den Zugangsdaten zählt, die nach 30 Tagen zu löschen sind, siehe unten Frage 12.
4. Bei „alles löschen“ werden zum selben Zeitpunkt auch Einstellungen und Dokumente gelöscht.
5. Bei „aufbewahren“ bleiben die Einstellungen, die Dokumente samt Wissensbasis, die Blockliste und die FAQ-Vorlage bis 6 Monate nach Laufzeitende erhalten und werden dann gelöscht. Schließt der Auftraggeber in dieser Zeit erneut ab, wird die Einrichtung wiederhergestellt. Die Wiederherstellung setzt voraus, dass der Auftraggeber einen Link bestätigt, der an die Mailadresse des früheren Kontos geht, und dass Firma und Anschrift mit der früheren Buchung übereinstimmen; weichen sie ab, entscheidet der Auftragnehmer nach Prüfung.
6. Bei Zahlungsausfall gilt nach 14 Tagen Mahnfrist dasselbe wie bei „aufbewahren“. Das Ende dieser 14 Tage gilt als Laufzeitende im Sinne von Nr. 2: Die Instanz wird dann stillgelegt, ab diesem Tag laufen die 30 Tage nach Nr. 3 und die 6 Monate nach Nr. 5 (AGB § 9 Nr. 2). Diese Festlegung des Fristbeginns ist ein Vorschlag; P4 E10 nennt ihn nicht ausdrücklich. Ob der Vertrag damit endet oder ruht, ist AGB Frage 6.
7. Sicherungen: Sicherungskopien laufen nach 30 Tagen ab und werden dann gelöscht. Bis dahin können gelöschte Daten in einer verschlüsselten Sicherung weiterbestehen; sie werden daraus nicht wieder in den Betrieb übernommen. Mit der Löschung nach Nr. 3 werden auch alle Sicherungen der Instanz gelöscht. Die Zusage „nicht wieder in den Betrieb übernommen“ ist nicht als Ablauf beschrieben. Bei „aufbewahren“ legt die nächtliche Sicherung nach der Löschung nach Nr. 3 wieder Sicherungen der aufbewahrten Einstellungen und Dokumente an; ob das so bleiben soll, siehe unten Frage 13. Löschung alter Sicherungen bei Backblaze nicht nachgewiesen (Versionen): Das Aufräumen löscht bei Backblaze ohne den Zusatz für endgültiges Löschen; dort werden Dateien damit nur ausgeblendet, ältere Fassungen können je nach Einstellung des Speicherbereichs erhalten bleiben. Die Einstellung ist nicht dokumentiert.
8. Rückgabe: Die Originalmails bleiben im Postfach des Auftraggebers bei dessen Mailanbieter. Der Assistent löscht dort nichts (§ 2 Nr. 2). Die Dokumente hat der Auftraggeber selbst hochgeladen. Eine Exportfunktion für gespeicherte Mails, Entwürfe und Einstellungen gibt es im Code nicht. Ob die Rückgabe damit ausreichend geregelt ist, siehe unten Frage 4.
9. Protokolle: Die Betriebsprotokolle (Logs) im Systemjournal des Servers werden nach 30 Tagen gelöscht (Anlage 1, Abschnitt 6). Die Verbrauchsdaten je KI-Aufruf liegen in der Datenbank der Instanz und werden mit ihr nach Nr. 3 gelöscht.
10. Nachweis: Die Löschung einer Instanz wird in einem Löschprotokoll festgehalten. Auf Wunsch bestätigt der Auftragnehmer die Löschung in Textform.

§ 13 Nachweise und Kontrollen

1. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Pflichten aus Art. 28 DSGVO nötig sind (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO). Dazu gehören Anlage 1, Anlage 2, das Einsichtsprotokoll (§ 11) und das Löschprotokoll (§ 12).
2. Überprüfungen durch den Auftraggeber oder einen von ihm beauftragten, zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer sind nach Anmeldung mit Frist festlegen, Vorschlag 14 Tage Vorlauf möglich. Vorrang haben schriftliche Auskünfte und Nachweise der Unterauftragsverarbeiter.
3. Der Auftragnehmer betreibt kein eigenes Rechenzentrum. Für den physischen Schutz verweist er auf die Nachweise von Hetzner (Anlage 1, Abschnitt 1.1). Diese Nachweise liegen nicht vor.

§ 14 Annahme beim Online-Abschluss

Dieser Vertrag wird nicht unterschrieben, sondern beim Buchen online angenommen. Art. 28 Abs. 9 DSGVO lässt ein elektronisches Format zu. Ob die Form so ausreicht, siehe unten Frage 5.

Ablauf beim Buchen:

1. Der Kunde bestätigt, dass er Unternehmer mit Sitz in Deutschland ist, und gibt die Firmenanschrift an.
2. Der AVV in der aktuellen Fassung ist vor der Annahme vollständig lesbar und als Datei abrufbar, zusammen mit beiden Anlagen.
3. Die Annahme erfolgt durch ein eigenes, nicht vorausgewähltes Kästchen, getrennt von den AGB.
4. Unmittelbar nach der Zahlung erhält der Kunde den angenommenen AVV mit beiden Anlagen und die AGB als PDF mit der Buchungsbestätigung von noreply@suprelio.de; die Zugangsmail zur Instanz folgt getrennt.

Was je Annahme mit Zeitstempel gespeichert wird:

Jede veröffentlichte Fassung des AVV und der Anlagen wird unverändert archiviert, damit sich jede gespeicherte Prüfsumme einem Text zuordnen lässt. Ändert sich der AVV, gilt für bestehende Kunden neues Annehmen beim nächsten Anmelden oder Mitteilung mit Widerspruchsrecht; mit dem Anwalt klären, siehe unten Frage 5. Die IP-Adresse wird bei der Annahme nicht gespeichert, auch nicht in einem Zugriffsprotokoll; ob sie gespeichert werden muss, siehe unten Frage 5.

§ 15 Schlussbestimmungen

1. Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und den AGB geht dieser Vertrag in Fragen des Datenschutzes vor.
2. Änderungen bedürfen der Textform.
3. Es gilt deutsches Recht.
4. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Rest wirksam.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

0. Was verarbeitet wird und wo

Vorgesehene Kurzformel: Server in Deutschland, KI-Verarbeitung in Rechenzentren in der EU. Wortlaut vom Anwalt zu bestätigen. Er trägt nur, wenn die Lücken in der Tabelle oben geschlossen sind: EU-Profil an der AWS-Doku belegt, Region in shared/keys.env bestätigt; die Region von Backblaze betrifft nur die Sicherungen und ist nicht Teil der Formel.

Begriffe:

• Instanz: eine eigene Kopie der Anwendung je Kunde, in einem eigenen Container (einer abgeschotteten Laufumgebung auf dem Server).
• Embedding: Umrechnung eines Textes in eine Zahlenreihe, damit sich ähnliche Texte finden lassen.
• Reranker: ein Modell, das gefundene Textabschnitte nach Passung zur Frage neu sortiert.
• Vektorspeicher (Qdrant): die Datenbank für diese Zahlenreihen und die zugehörigen Dokumentabschnitte.

1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

1.1 Zutrittskontrolle (wer physisch an die Rechner kommt)

1.2 Zugangskontrolle (wer an das System kommt)

Bewusst nicht vorhanden: Eine Sperre je Benutzername allein. Sonst könnte jeder, der den Namen kennt, den Kunden von jeder Adresse aus aussperren.

1.3 Zugriffskontrolle (wer welche Daten sehen darf)

Ehrlich zu benennen: Mailinhalte (Absender, Name, Betreff, Text, Entwürfe) liegen in der Datenbank der Instanz unverschlüsselt. Geschützt sind sie durch Dateirechte, die Abschottung der Container, die Netzsperre und verschlüsselte Sicherungen. Dasselbe gilt für die Dokumente des Kunden und ihren Text im Vektorspeicher und für das TOTP-Geheimnis der Benutzer.

Ehrlich zu benennen: Der Betreiber hat als Verwalter des Servers technisch vollen Zugriff. Die Einsichtsregel oben ist eine organisatorische Maßnahme mit Nachweis, keine technische Sperre.

1.4 Trennungskontrolle (Daten verschiedener Kunden getrennt halten)

Präzise bleiben: Richtig ist „eigene Datenbank und eigener Datenbestand je Kunde“. Nicht richtig wäre „vollständig getrennte Systeme“. Geteilt sind der Prozess des Vektorspeichers, der HTTPS-Eingang, das interne Netz der Container, der Umwandlungsdienst für Anhänge und der AWS-Zugang des Betreibers.

Umwandlung von Anhängen: Word-, Text- und HTML-Anhänge wandelt ein gemeinsamer Container auf demselben Server in PDF um, nur wenn das Lesen von Anhängen für die Instanz eingeschaltet ist. Der Container hat keine Verbindung ins Internet (Docker-Netz ohne Ausgang), keinen Port nach außen, kein Laufwerk mit Daten und ein nur lesbares Dateisystem; Arbeitsdateien liegen nur im Arbeitsspeicher. Er erhält die Datei ohne ihren Namen, nur mit der Endung, und gibt ein PDF zurück; nichts bleibt dort liegen. Ein weiterer Empfänger entsteht dadurch nicht.

Ehrlich zu benennen: Im selben internen Netz sind auch die Kunden-Container erreichbar. Dass eine präparierte Datei von dort aus keine Anfragen an andere Container oder ins Netz auslöst, stützt sich auf zwei Einstellungen des Umwandlungsdienstes, die jeden Abruf verlinkter Inhalte verbieten, nicht auf eine technische Trennung. Verweise auf Dateien innerhalb des Umwandlungs-Containers wehrt eine Grundeinstellung des Dienstes ab, für die es keinen eigenen Schalter gibt; im Container liegen keine Kundendaten.

1.5 Pseudonymisierung (Art. 32 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Eine Pseudonymisierung der Mailinhalte selbst findet nicht statt. Das Sprachmodell erhält die Mail im Wortlaut (siehe Anlage 2).

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

2.1 Weitergabekontrolle (Schutz auf dem Transportweg)

Bewusst so: Der Weg vom Container zum Vektorspeicher ist nicht verschlüsselt, weil er die Maschine nie verlässt.

2.2 Eingabekontrolle (nachvollziehen, wer was geändert hat)

2.3 Schutz gegen Manipulation durch Mailinhalte

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

4. Rasche Wiederherstellung (Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Was dabei verloren gehen kann: Bei Verlust des Servers alles seit der letzten Sicherung um 03:30 Uhr. Nach einer Wiederherstellung werden Mails seit diesem Zeitpunkt erneut verarbeitet.

5. Regelmäßige Überprüfung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO)

6. Löschung und Datensparsamkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. c und e DSGVO)

Nicht Teil von Art. 32, aber für die Anlage gefragt.

Ehrlich zu benennen: Eine automatische Löschung alter Mails und Entwürfe während der Laufzeit gibt es im Code nicht; gelöscht wird erst nach dem Vertragsende über die Fristen.

Im Postfach des Kunden: Der Assistent öffnet den Posteingang nur lesend; er markiert dort nichts als gelesen, verschiebt nichts und löscht nichts. Er meldet sich ohne den Befehl ab, der als gelöscht markierte Mails endgültig entfernen würde. Ein Prüfpunkt im Testlauf sichert das ab.

Ehrlich zu benennen: Bei Mailanbietern, die eine verschickte Nachricht nicht selbst im Ordner „Gesendet“ ablegen, legt der Assistent jede vom Assistenten verschickte Nachricht (freigegebene oder selbst geschriebene Antwort, Nachfassen, Eingangsbestätigung) dort ab. Das ist die einzige Stelle, an der er in das Postfach schreibt.

7. Organisatorische Maßnahmen

Anlage 2: Liste der Unterauftragsverarbeiter

1. Übersicht

2. AWS Bedrock

Wofür: Der einzige KI-Dienst des Systems. Darüber laufen drei Modelle:

Welche Daten:

• Betreff, Mailtext ohne zitierten Verlauf, Absenderadresse (gekappt auf 200 Zeichen), bei Folgemails die früheren Nachrichten des Absenders.
• Anhänge der Mail (PDF und Bilder) und Bilder aus dem Mailtext, sofern der Schalter „Anhänge lesen“ der Instanz eingeschaltet ist. Er gehört zum Tarif und ist ohne ausdrückliche Einstellung aus. Word-, Text- und HTML-Anhänge wandelt ein eigener Container auf demselben Server vorher in PDF um, ohne Verbindung ins Internet und ohne den Dateinamen; das ist kein weiterer Empfänger. Das PDF geht als Ganzes hinaus. Bei Instanzen, die vor dem Update ohne Zeile für den Schalter angelegt wurden, ändert sich der wirksame Wert von „ein“ auf „aus“; je Instanz in der Betreiber-Konsole prüfen.
• Abschnitte aus den Dokumenten des Kunden (Handbücher, Anleitungen) und die Firmenbeschreibung.
• Beim Einlesen eines Dokuments die erste Seite zum Auslesen von Produktangaben, gegebenenfalls als Bild.

Was nicht hinausgeht: Zugangsdaten und Passwörter, der Code für die Zwei-Faktor-Anmeldung.

Betroffene Personen: die Endkunden des Kunden (Absender der Support-Mails) und alle Personen, die in Mails oder Anhängen genannt sind. Bei einem allgemeinen Firmenpostfach können auch private Mails durch die Einordnung laufen.

Ort: Die Anwendung ruft Bedrock in der Region eu-central-1 (Frankfurt) auf. Sprachmodell und Embedding nutzen Kennungen mit dem Präfix eu. Dass dieses Profil Anfragen nur auf Rechenzentren in der EU verteilt, sagt die Systembeschreibung des Auftragnehmers unter Berufung auf AWS; im Code belegt ist nur die Kennung an der AWS-Doku belegen. Der Reranker hat kein solches Profil und läuft nur in der aufgerufenen Region.

Zugangsdaten: ein Betreiberzugang für alle Instanzen gemeinsam. Die Anwendung liest ihn nur aus dieser Datei, nie aus ihrer Datenbank.

Rechtsgrundlage der Übermittlung (offene Frage für den Anwalt): Die Verarbeitung findet in der EU statt, eine Übermittlung in ein Drittland liegt nach dem Code nicht vor. AWS ist aber Teil eines US-Konzerns. Reicht der AV-Zusatz im AWS-Kundenvertrag trotz des US CLOUD Act (ein US-Gesetz, das US-Behörden unter Umständen Zugriff auch auf Daten in der EU erlaubt)? Und wie ist das dem Kunden gegenüber zu formulieren?

3. Hetzner

Wofür: Miete des Servers. Darauf laufen alle Kundeninstanzen, der Vektorspeicher, der HTTPS-Eingang und die Betreiber-Konsole.

Welche Daten: alle Daten, die das System speichert: Mails, Entwürfe, Anhänge, Dokumente, Einstellungen, Postfach-Passwörter (verschlüsselt), die AWS-Schlüssel des Betreibers, Verbrauchstabelle api_usage (Anbieter, Modell, Token-Zahlen, Mail-Nummer, kein Inhalt), Logs. Hetzner stellt die Maschine; ein Zugriff von Hetzner auf die Inhalte ist im System nicht vorgesehen.

Ort: Rechenzentrum Nürnberg, Deutschland.

Rechtsgrundlage der Übermittlung (offene Frage für den Anwalt): Keine Übermittlung in ein Drittland nach heutigem Stand. Zu klären: Genügt der Standard-AVV von Hetzner?

4. Backblaze

Wofür: Ablage der nächtlichen Sicherungen, je Kunde ein eigener Ordner, 30 Tage Aufbewahrung. Löschung alter Sicherungen bei Backblaze nicht nachgewiesen (Versionen)

Welche Daten: die ganze Datenbank der Instanz, der Abzug des Vektorspeichers, Einstellungen, Dokumente. Zugangsdaten nur verschlüsselt: Die Postfach-Passwörter stecken verschlüsselt in der Datenbank, der Schlüssel dazu kommt nie mit; die Zugangsdateien des Servers werden nicht gesichert. Keine Anhänge.

Form: Das ganze Bündel ist vor dem Hochladen mit age verschlüsselt. Der Schlüssel zum Entschlüsseln liegt nicht beim Anbieter und nicht auf dem Server; Backblaze sieht nur verschlüsselte Daten.

Ort: laut Systembeschreibung des Auftragnehmers EU (Amsterdam). Im Code ist keine Region gesetzt.

Rechtsgrundlage der Übermittlung (offene Frage für den Anwalt): Speicherort in der EU, der Anbieter ist ein US-Unternehmen. Gleiche Frage wie bei AWS (CLOUD Act). Zusätzlich: Ändert die durchgehende Verschlüsselung mit einem Schlüssel, den nur der Betreiber hat, die Bewertung?

5. Stripe

Wofür: Abwicklung der Abo-Zahlungen beim Online-Abschluss und Kundenportal für Tarifwechsel, Zahlungsart und Kündigung (Paket P4).

Stand: gebaut im Buchungsdienst des Website-Repos; live geschaltet wird er mit der Inbetriebnahme.

Welche Daten: Rechnungs- und Zahlungsdaten des Kunden selbst, nicht die Mails seiner Endkunden. An Stripe gehen die Mailadresse des Kontos und die Kennung der Buchung; Firma, Rechnungsanschrift und Kartendaten gibt der Kunde auf der Bezahlseite von Stripe selbst ein, sie erreichen den Server des Betreibers nicht. Von Stripe erhält der Betreiber: ob und wann gezahlt wurde, die Kennung des Abos und des Stripe-Kunden, den gebuchten Preis, den Abrechnungstag, eine Kennung der Zahlungskarte (gespeichert nur als Prüfwert, SHA-256, zur Prüfung des Einführungspreises), Grund und Zeitpunkt einer Kündigung.

Ort: aus den Unterlagen von Stripe belegen, ebenso eine Übermittlung in die USA.

Offene Frage für den Anwalt: Ist Stripe überhaupt ein Unterauftragsverarbeiter im Sinne des AVV? Die Zahlungsdaten betreffen das Vertragsverhältnis zwischen Betreiber und Kunde, nicht die Daten, die der Betreiber im Auftrag verarbeitet. Möglicherweise gehört Stripe nur in die Datenschutzerklärung der Website. Rechtsgrundlage der Übermittlung, falls Daten in die USA gehen.

6. Shopify (ab Paket P6)

Erst mit der Shopify-Anbindung in Paket P6. Bis dahin nicht in die veröffentlichte Liste aufnehmen. Zweck, Daten, Ort und Rechtsgrundlage werden mit P6 ergänzt.

7. Dienste, die keine Auftragsdaten erhalten (zur Klärung)

Diese Dienste nutzt der Betreiber für den Betrieb. Nach dem Code erhalten sie keine Mails und keine Dokumente. Ob einer davon trotzdem in die Liste gehört, ist eine Frage für den Anwalt.

Hinweis zum Kurznamen bei Telegram: Der Kurzname der Instanz ist in der Regel der Firmenname des Kunden. Das ist ein Datum über den Kunden, nicht über seine Endkunden.